Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса

Вы нашли помещение для будущего ООО и согласовали его использование с собственником. До регистрации компании важно подтвердить, что собственник готов предоставить ей помещение после создания. Для этого на практике используют гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса.

В письме собственник описывает помещение, указывает наименование будущей компании и подтверждает свои намерения. Ниже можно скачать образец для создания ООО в формате DOCX. Разберём, как заполнить гарантийное письмо, что проверить перед подписанием и чем оно отличается от договора аренды.

Образец рассчитан на нежилое помещение и прямое согласование с его собственником. Замените поля в квадратных скобках своими данными. Если собственником является гражданин, укажите его ФИО; если организация, её реквизиты и сведения о представителе. Перед подписанием удалите подсказки и неиспользуемые варианты.

Этот вариант подходит, когда компания ещё не зарегистрирована, а собственник готов предоставить помещение после её создания. В письме указывают выбранное наименование будущего ООО. ОГРН и ИНН общества пока нет, придумывать их или подставлять реквизиты учредителя не нужно. Условия аренды стороны согласовывают отдельно.

При создании ООО закон устанавливает перечень регистрационных документов. Гарантийное письмо не названо в нём отдельным обязательным документом. Поэтому неверно считать, что без такого письма нельзя зарегистрировать ни одну компанию. Вместе с тем сведения об адресе должны быть достоверными, а согласие собственника помогает подтвердить реальность договорённостей, если у налоговой возникнут вопросы. И на практике этот документ лучше предоставить.

Если ООО уже зарегистрировано и переезжает в арендованное помещение, с ним сразу заключают договор аренды. В договоре указывают данные общества, конкретное помещение и условия пользования им. Именно договор оформляет право пользоваться помещением. Гарантийное письмо о предоставлении адреса для такой компании не нужно. Если помещение принадлежит самому ООО, основанием пользования будет право собственности.

При переезде важно различать смену адреса в пределах места нахождения и изменение самого места нахождения. Для второго случая пункт 6 статьи 17 Закона № 129-ФЗ предусматривает документы, подтверждающие право пользования недвижимостью или её частью, с установленными законом исключениями. Для обычного переезда в арендованный офис таким документом будет заключённый договор аренды.

Порядок действий и заполнение заявления для действующей компании разобраны в инструкции по форме Р13014 при смене адреса ООО. Проверьте, соответствует ли выбранная процедура вашему переезду: смена офиса в том же населённом пункте и переезд в другое место нахождения могут потребовать разных действий.

Утверждённого бланка такого письма нет. Его составляют в свободной форме, но из текста должно быть понятно, кто предоставляет помещение, какой компании и на каких условиях. Чем точнее эти сведения, тем проще проверить адрес в регистрационном заявлении и затем согласовать договор аренды.

Не ограничивайтесь формулировкой «предоставляю юридический адрес», если из остальных документов непонятно, где именно будет находиться общество. Например, когда в здании много арендаторов, полезно обозначить конкретное помещение и заранее договориться о получении корреспонденции.

Начните с документов на недвижимость. Сопоставьте адрес и кадастровый номер в сведениях ЕГРН с помещением, которое вам показывают и передают. Если для будущего ООО выделена часть объекта, опишите её в гарантийном письме так, чтобы было понятно, о какой площади идёт речь. После регистрации компании это же помещение нужно указать в договоре аренды.

При этом адрес в форме Р11001 для создания ООО заполняется по правилам ФНС с учётом Государственного адресного реестра. Нельзя просто перенести в заявление любые обозначения из гарантийного письма. Например, если офис отсутствует в ГАР, для нежилого объекта адрес в заявлении указывается до уровня здания или сооружения. Искусственно добавлять несуществующий в ГАР элемент не следует. В самом гарантийном письме при этом нужно сохранить точное описание помещения, которое собственник готов предоставить.

Проверьте адрес в форме Р11001 до отправки документов. Приложенное гарантийное письмо не исправляет ошибку в регистрационном заявлении, даже если собственник указал в письме все сведения правильно.

Если помещение принадлежит гражданину, письмо подписывает он сам или его представитель с необходимыми полномочиями. Если собственник является организацией, подпись ставит руководитель либо уполномоченный представитель. Во втором случае укажите основание полномочий и подготовьте подтверждающий документ. Само по себе знание реквизитов помещения не даёт права подписывать письмо за собственника.

При общей собственности заранее согласуйте предоставление помещения с другими собственниками. Если переговоры ведёт арендатор, уточните, вправе ли он передавать помещение дальше и какие согласия для этого требуются. Размещённый здесь образец рассчитан на собственника; при субаренде нельзя просто заменить его название на название арендатора, не проверив договорные основания.

Общего требования нотариально удостоверять именно гарантийное письмо для регистрации ООО нет. Печать ставят при её наличии. Для собственника-физического лица печать не нужна. Эти правила не отменяют отдельных требований к доверенности представителя и другим документам регистрационного комплекта.

Даже аккуратно оформленное гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса не даёт безусловной гарантии регистрации. Налоговая оценивает достоверность сведений. Если собственник отрицает согласие или связь с компанией по адресу невозможна, проблема заключается не в названии документа, а в фактической ситуации.

Сохраните подписанный оригинал и подготовьте читаемую копию для включения в комплект. При электронной подаче важно, чтобы были видны весь текст, дата и подпись. Обычная фотография, отправленная по электронной почте в инспекцию, сама по себе не является установленным способом подачи регистрационных документов.

При создании ООО гарантийное письмо дополняет комплект для регистрации. Оно не заменяет решение или протокол о создании общества, устав и заявление Р11001. До отправки комплекта проверьте, совпадают ли наименование будущей компании и сведения о помещении в гарантийном письме и регистрационных документах.

Единого срока действия именно такого письма законодательство о регистрации не устанавливает. Собственник может указать срок своего согласия в тексте. Если срок не указан, это не делает письмо вечным: на дату подачи должны сохраняться согласие собственника и остальные описанные обстоятельства.

Для домашнего адреса нужно проверять обстоятельства использования жилого помещения и согласие его собственников. Образец о предоставлении нежилого помещения в аренду для этого не подходит без переработки. Пленум ВАС РФ отдельно разъяснил вопросы регистрации по адресу жилого объекта и согласия собственника.

Нет. Если компания уже зарегистрирована, для пользования новым арендованным помещением с ней сразу заключают договор аренды. Гарантийное письмо для создаваемого ООО не нужно переделывать под действующую компанию. Если помещение принадлежит самой организации, подтверждается её право собственности.

Нет. До регистрации ООО письмо фиксирует готовность собственника предоставить помещение будущей компании. После создания общества стороны заключают договор аренды, который определяет условия пользования помещением. Обещание заключить договор не подтверждает уже возникшее право пользования.

Нет. По условиям услуги регистрации ООО через iDoDoc оплата производится один раз. При отказе специалисты внесут необходимые корректировки, а последующая подача документов в налоговую будет бесплатной. До первой подачи согласуйте с собственником реальное предоставление помещения и возможность связи с компанией по адресу.